Software de trazabilidad de lotes a medida

Dos motivos distintos para pedir trazabilidad

La trazabilidad se pide por dos motivos que no se parecen. El primero es externo: una norma, un cliente que audita o la necesidad de retirar producto del mercado sin parar la fábrica entera. El segundo es interno: saber qué lote de materia prima se comió el margen, qué proveedor da más rechazo y por qué dos pedidos iguales costaron distinto.

Mezclarlos sale caro. El sistema que satisface a un auditor puede ser un registro correcto y bastante manual; el que sirve para decidir compras necesita captura en planta, con tiempos y cantidades reales. Si el encargo no dice cuál de los dos manda, el proyecto acaba haciendo mal las dos cosas. Conviene decidir primero el motivo dominante, porque con eso el alcance se ordena solo.

Qué exige la norma y qué no

En alimentación, el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 obliga a identificar a quién te ha suministrado y a qué empresas has suministrado, en todas las etapas de producción, transformación y distribución. En producto de consumo, el Reglamento (UE) 2023/988 se aplica desde el 13 de diciembre de 2024 y fija dos plazos de conservación: seis años para la información de trazabilidad de la cadena de suministro y diez para riesgos, reclamaciones y medidas correctoras.

El lote alimentario tiene además norma propia en España. El Real Decreto 1808/1991 lo define como el conjunto de unidades producidas o envasadas en circunstancias prácticamente idénticas y obliga a marcarlo precedido de la letra L, salvo que se distinga con claridad del resto del etiquetado. Y viene el pasaporte digital de producto del Reglamento (UE) 2024/1781, en vigor desde el 18 de julio de 2024, con medidas por grupo de producto a partir del 19 de julio de 2025.

Dicho esto, un programa no cumple ninguna norma ni certifica nada. Lo que se audita es el proceso: quién identifica, con qué criterio se cierra un lote, qué ocurre cuando el operario se salta el paso. El software sirve para que ese proceso deje rastro y para que el rastro se pueda consultar. La conformidad la acredita un auditor sobre tu fábrica, nunca el proveedor del programa.

El recorrido del lote, punto por punto

En entrada, cada recepción recibe un identificador propio y queda enganchada al lote del proveedor y al albarán. Es el punto donde más se pierde: si el almacén apunta el lote en un papel y lo teclea al día siguiente, ya hay dos verdades. La captura tiene que ocurrir en el muelle, con etiqueta y lector, y sobre un maestro de artículos ya conciliado.

En producción se registra qué lote entra en qué orden de fabricación y en qué cantidad. Aquí se decide si la trazabilidad va a ser útil o solo defendible: si se anota el artículo pero no el lote concreto, la consulta posterior devolverá candidatos en lugar de respuestas. Los reprocesos, las mermas y los cambios de turno son los casos que hay que definir antes de programar nada.

En salida, el lote fabricado se etiqueta y se ata al pedido, al albarán y al cliente. A partir de ahí el dato deja de ser solo tuyo: viaja en la documentación de entrega y es lo que te van a pedir si hay una incidencia. El identificador impreso debe ser el mismo que guarda el sistema, sin traducciones intermedias ni numeraciones paralelas.

La consulta hacia delante y hacia atrás

Lo que pide una auditoría no es una pantalla de registros, es una consulta en dos direcciones. Hacia atrás: dado un lote de producto acabado, de qué lotes de materia prima salió y de qué proveedores. Hacia delante: dado un lote de materia prima defectuoso, qué órdenes lo consumieron, qué lotes de salida quedaron afectados y a qué clientes se enviaron.

El criterio para saber si el sistema está terminado es el simulacro de retirada. Se elige un lote al azar, se cronometra la respuesta y se comprueba que las cantidades cuadran con lo que queda en almacén y con lo que se sirvió. Si la consulta tarda dos días y exige abrir hojas de cálculo, el sistema no está listo, aunque el dato exista en alguna parte.

Cruzar tu maestro con el del proveedor

El obstáculo real casi nunca es el lote, es el artículo. El proveedor lo llama de una forma, tu sistema de otra, el albarán trae una tercera y el fichero que te mandan por correo, una cuarta. Sin conciliar esos maestros, la trazabilidad se queda en una lista de textos que no cruzan entre sí y que nadie puede consultar cuando hay una incidencia encima de la mesa.

Ahí es donde tenemos horas hechas. Hemos escrito desde cero la lectura de formatos estándar (IES LM-63, EULUMDAT, FIEBDC-3, DXF y STL) y hemos conciliado maestros públicos que no cuadran entre sí: el Catastro y el INE discrepan en 210 de los 542 municipios de la Comunitat, y hubo que corregir 1.146 registros a mano. Nuestra plataforma en producción cataloga más de 25.000 naves industriales, con 24.436 referencias catastrales indexadas y 6.786 validadas una a una.

Alcance, precio y por dónde empezar

El punto de partida es el diagnóstico de gestión: 1.450 € con IVA incluido, cerrado y descontable del primer proyecto. Sirve para fijar qué se identifica, en qué punto y con qué nivel de detalle, que es la decisión que condiciona todo el coste posterior. Sin ese acuerdo por escrito, cualquier presupuesto de trazabilidad es una cifra puesta a ojo.

A partir de ahí, la integración y migración de datos entre sistemas parte de 2.420 €, un módulo apoyado en el ERP que ya tienes parte de 7.260 € y una aplicación de campo para capturar en planta o en almacén parte de 6.050 €, todos con IVA incluido. Una plataforma de datos completa no lleva cifra pública: el alcance lo fija el diagnóstico.